「玄関帳場を設置しなくてもいいと聞いたけど、IT機器が必要らしい。具体的にどんな設備を導入すればいいの？」
旅館業法の玄関帳場免除を受けるためには、IT機器を活用した本人確認の仕組みを整える必要があります。しかし「どんな設備が必要か」「何を揃えればいいか」が具体的にわからないという方も多いのではないでしょうか。
本記事では、玄関帳場免除のために必要なIT機器・設備の具体的な条件を解説します。
玄関帳場免除のために必要な3つの整備
整備①：IT機器を使った本人確認システム
玄関帳場の代わりとなる本人確認の方法として、以下のいずれかを整備する必要があります。
- テレビ電話（ビデオ通話）方式：チェックイン時にスタッフがスマホ・タブレットでビデオ通話を行い、ゲストの顔とパスポート・身分証を画面越しに確認する。費用：スマホ・タブレット本体のみ（月額通信費込みで数千円〜）
- タブレット型自動チェックイン機：施設に設置したタブレット端末でゲストが自分でパスポートを読み取り・顔写真を撮影して本人確認を完了させる。費用：端末代＋サービス月額費（1〜3万円/月程度）
- オンライン事前本人確認：チェックイン前にゲストがスマホで身分証の写真を撮影して送付し、事前にオンラインで確認を完了させる。費用：本人確認サービスの月額費（数千円〜）
重要：どの方法が認められるかは自治体（保健所）によって異なります。事前に必ず管轄の保健所に確認してください。
整備②：緊急時対応の体制
本人確認システムの整備に加えて、緊急時にゲストへ迅速に対応できる体制が必要です。
- 管理者の確保：ゲストから緊急連絡を受けた場合に、おおむね30分以内に施設へ駆けつけられる管理者を確保する
- 24時間連絡窓口：ゲストがいつでも連絡できる電話番号またはチャット窓口を設置する
- 緊急連絡先の掲示：施設内（玄関・各客室）に緊急連絡先を明示する
※台東区など一部の自治体では、宿泊客がいる間は24時間常時施設内に管理者がいること（常駐要件）を求めています。
整備③：施設内への情報掲示
- 多言語での利用ルール掲示：施設の使用方法・ゴミの出し方・騒音禁止などを日本語・英語等で掲示する
- 避難経路図の掲示：各客室・廊下に火災時の避難経路図を掲示する
- 周辺情報の提供：近隣の病院・コンビニ・交番などの情報を提供する
IT機器選定のポイント
コストと機能のバランスで選ぶ
玄関帳場免除のためのIT機器は、必ずしも高額なシステムを導入する必要はありません。スマートフォン1台とビデオ通話アプリで対応している事業者も多くいます。まず管轄の保健所に相談し、どの方式が認められるかを確認した上で、コストに見合った機器を選定しましょう。
認められる機器の例
- スマートフォン・タブレット（ビデオ通話用）：Zoom・Google Meet・FaceTimeなど
- パスポートリーダー付きタブレット端末（自動チェックイン機）
- オンライン本人確認（eKYC）サービス
まとめ
- 玄関帳場免除にはIT機器による本人確認・緊急時対応体制・施設内掲示の3つが必要
- 本人確認の方法はビデオ通話・タブレット端末・オンライン事前確認の3種類
- どの方式が認められるかは自治体によって異なるため保健所への事前相談が必須
- 一部の自治体では常駐要件があり無人運営が認められない
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