「旅館業許可を取得したけど、外国人ゲストへのパスポート確認義務があると聞いた。どうやって確認して、どのように記録を保管すればいいの？法律的な義務の内容を正確に知りたい」
旅館業許可を取得した施設では、外国人宿泊客のパスポート（旅券）確認と宿泊者名簿への記録が法律上の義務です。この義務を怠ると行政処分の対象になる可能性があるため、正確な方法を理解した上で運用しましょう。
旅館業法における外国人宿泊者の確認義務
旅館業法に基づく法的義務
旅館業法第6条の2により、旅館業を営む者は外国人宿泊者に対して、国籍・住所・氏名・職業・旅券番号を確認することが義務付けられています。確認した情報は宿泊者名簿に記載し、一定期間保管する義務があります。
- 確認すべき項目：国籍・住所・氏名・旅券（パスポート）番号・職業
- 宿泊者名簿の保管期間：3年間（旅館業法施行規則による）
- 義務の対象：旅館業許可（簡易宿所を含む）を取得している施設
民泊新法（住宅宿泊事業法）の届出で運営している場合も、宿泊者名簿の作成・保管義務があります。ただし旅館業法とは根拠となる法令が異なるため、具体的な記載事項は管轄窓口に確認してください。
パスポート確認の具体的な方法
対面確認とIT機器を活用した確認の2パターン
パスポートの確認方法は、家主居住型か家主不在型かによって方法が異なります。
- 対面確認（家主居住型）：チェックイン時にゲストからパスポートを提示してもらい、必要事項を宿泊者名簿に記録する。パスポートのコピーを取ることも可能
- IT機器による確認（家主不在型）：テレビ電話（ビデオ通話）を使ってパスポートを画面で確認し、記録する。または専用のオンライン本人確認サービスを活用する
パスポートのコピー保管について
パスポートのコピーを取って保管することは、宿泊者名簿への記録を補完する資料として有効です。ただし、コピーには個人情報が含まれるため、適切に管理（施錠できる場所への保管・第三者への不必要な開示の防止）する必要があります。個人情報保護法の観点から、取得した情報は宿泊者の確認目的以外には使用しないことが原則です。
宿泊者名簿の作成と保管方法
紙またはデジタルで管理する
宿泊者名簿は紙の書面でも、デジタルデータ（スプレッドシートや民泊管理ソフト）でも管理できます。ただしデジタルで管理する場合は、保健所からの確認要求があった際に速やかに提示できる状態にしておく必要があります。
- 紙の場合：宿泊者名簿の書式は保健所で入手できる場合がある。必要事項を記入して施錠できる場所に保管する
- デジタルの場合：スプレッドシートで管理する場合は、パスワード保護など適切なアクセス管理を行う
- 保管期間：最後に宿泊者が使用した日から3年間は保管が必要
確認を怠った場合のリスク
外国人宿泊者のパスポート確認・宿泊者名簿への記録を怠ると、旅館業法違反として行政処分（業務停止命令・許可取消）の対象になる可能性があります。また、万が一犯罪に巻き込まれた場合の調査協力義務を果たせないというリスクもあります。日常の運営の中で確実に実施できる仕組みを構築しておくことが重要です。
まとめ
- 旅館業許可施設では外国人宿泊者の国籍・氏名・旅券番号等の確認と宿泊者名簿への記録が法律上の義務
- 家主不在型ではテレビ電話やオンライン本人確認サービスを活用する
- 宿泊者名簿は紙またはデジタルで3年間保管する必要がある
- 確認義務を怠ると旅館業法違反として行政処分の対象になる可能性がある
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監修者
渡邊 雄一郎
トライアド行政書士事務所代表。法科大学院修了・法務博士・行政書士。民泊専門サービス「民泊GO」を運営し、住宅宿泊事業の届出、旅館業許可、特区民泊を中心に、消防・建築・近隣対応まで含めた民泊の立ち上げ支援を行っています。
