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行政書士
宿泊者名簿は、代表者だけでなく宿泊者全員を把握できる形で作成し、3年間保存します。ただし、旅館業と住宅宿泊事業では法定の記載事項が同じではありません。
無人チェックインでは、フォームに入力できたことより、必要な項目が全員分そろい、本人確認の結果と結びつき、後から行政へ提示できる状態にすることが重要です。
宿泊者名簿は、予約、本人確認、鍵、記録という運営フローの一部です。無人チェックイン全体の設計は、次の記事で整理しています。
- 旅館業と住宅宿泊事業のどちらで営業するか
- 代表者だけでなく、同行者を含む宿泊者全員を記録できるか
- 国内に住所を有しない外国人の国籍・旅券番号・旅券の写しを扱えるか
- 紙・電子のどちらでも、3年間保存し、求められたときに提示できるか
宿泊者名簿に書く項目は、旅館業と住宅宿泊事業で違う
最初に、営業制度を確定します。旅館業の名簿と、住宅宿泊事業の宿泊者名簿には共通する情報がありますが、法定項目は同一ではありません。
| 制度 | 主な記載事項 | 外国人宿泊者について追加する事項 | 保存期間 |
|---|---|---|---|
| 旅館業 | 氏名、住所、連絡先 | 日本国内に住所を有しない外国人は、国籍と旅券番号を追加 | 3年間 |
| 住宅宿泊事業 | 氏名、住所、職業、宿泊日 | 日本国内に住所を有しない外国人は、国籍と旅券番号を追加 | 3年間 |
上の表は国の制度上の基本項目です。自治体の届出様式、運営ルール、確認方法まで同一とは限りません。使用するテンプレートやシステムを決める前に、施設所在地の窓口へ確認してください。
インターネット上で見つけた名簿が、自社の営業制度に対応しているとは限りません。住宅宿泊事業で必要な職業・宿泊日がない、旅館業の名簿に必要な連絡先がないといったずれが起こります。制度名と項目の根拠を確認してから採用してください。
宿泊者名簿は代表者だけでなく、宿泊者全員分を記録する
予約サイトでは代表者の情報しか取得できないことがあります。しかし、予約者一人の氏名だけを記録して、同行者を「ほか3名」などとまとめる運用では、実際に誰が泊まったのかを確認できません。
観光庁「住宅宿泊事業者の業務」でも、宿泊者名簿には代表者だけでなく宿泊者全員を記載する扱いが示されています。無人チェックインの場合は、代表者が同行者情報を入力するだけで終わらず、到着した全員と名簿の内容をどのように照合するかまで決めます。
- 予約人数と、名簿に登録された人数が一致している
- 同行者を含む全員分の必須項目が埋まっている
- 実際に到着した人と、入力された情報を照合できる
- 人数変更があったときに、名簿と鍵の権限へ反映できる
- 入力漏れ・不一致を誰が確認し、いつ補正するか決まっている
テレビ電話やICTを使った本人確認の順序は、次の記事で具体的に解説しています。
国内に住所を有しない外国人は、国籍・旅券番号と旅券の写しを管理する
外国人だから一律に旅券の写しが必要なのではありません。日本国内に住所を有しない外国人宿泊者について、国籍と旅券番号を名簿へ記載し、旅券の提示を求めて写しを保存する運用を整えます。
国内住所がある外国人宿泊者と、国内住所がない外国人宿泊者を分けて案内できるよう、予約フォームやチェックイン画面に確認項目を用意してください。旅券確認の具体的な順序、電子保存、提示を拒まれた場合の対応は、次の記事で整理しています。
到着前の多言語案内、ハウスルール、ごみ・騒音など滞在中の対応は、次の記事で整理しています。
紙でも電子でもよいが、3年間保存し、すぐ提示できる状態にする
宿泊者名簿は、紙だけでなく電子データでも管理できます。ただし、保存できているだけでは足りません。必要なときに明瞭な状態で表示でき、紙へ印刷できる状態を保ちます。
システムを変更・解約した後に過去の名簿を見られなくなる、担当者しかログイン情報を知らない、予約サイトの履歴を名簿の代わりだと考えていた、といった状態は避けてください。
- 保存期間：作成の日から3年間を基準に管理する
- 保存場所：施設又は事業者の事務所など、制度上認められる場所・方法を確認する
- 閲覧権限：個人情報へアクセスできる担当者を必要な範囲に限定する
- バックアップ：システム障害や契約終了後も保存期間を満たせるよう出力する
- 行政提示：求められた範囲を速やかに表示・印刷できる状態にする
チェックインから保存までの順番を固定する
入力画面だけを作るのではなく、予約から保存までを一つの手順にすると、名簿の漏れを見つけやすくなります。
代表者へ同行者情報の入力方法と期限を案内します。
人数や氏名が違う場合は、そのまま鍵を渡さず確認します。
国内住所の有無を確認し、対象者だけ追加項目を処理します。
誰がいつ修正したか分かる形で履歴を残します。
予約サイト、本人確認記録、名簿、旅券の写しが適切に結びついているか確認します。
当事務所が関わった案件で、オーナーが用意していた宿泊者名簿を現地検査で確認したところ、法定の記載事項が一部不足していると指摘されたことがあります。
名簿自体は作成していましたが、必要項目を制度別に照合していなかったことが原因でした。項目を追加した様式へ差し替え、確認後に手続を完了できました。
名簿があるかどうかではなく、営業制度に必要な項目が全員分そろうかを、検査前に確認することが大切です。
まとめ｜名簿は「入力フォーム」ではなく、本人確認後の正式な記録として設計する
宿泊者名簿は、旅館業と住宅宿泊事業の項目差を確認し、宿泊者全員分を記録します。国内に住所を有しない外国人宿泊者については、国籍・旅券番号と旅券の写しを適切に管理します。
紙・電子のどちらでも、3年間保存し、必要なときに明瞭に表示・印刷できる状態が必要です。予約、本人確認、名簿、鍵を別々の作業にせず、チェックインの一つの流れとして整えてください。
参考にした公的一次情報
（2026年9月1日確認。自治体の届出様式、記載事項の運用、保存方法の取扱いは、施設所在地ごとに別途確認が必要です。）
著者
行政書士 渡邊 雄一郎
トライアド行政書士事務所代表。法科大学院修了・法務博士・行政書士。民泊専門サービス「民泊GO」を運営し、住宅宿泊事業の届出、旅館業許可、特区民泊を中心に、消防・建築・近隣対応まで含めた民泊の立ち上げ支援を行っています。
